Elektronické hlasovanie v praxi: od oznámenia až po výsledky

Pri klasickom písomnom hlasovaní vzniká veľká časť práce ešte pred jeho spustením – pri kontrole vlastníckych údajov, príprave oznámenia, pozvánok, otázok, hlasovacích listín a príloh či pri spracovaní kontaktných údajov vlastníkov.

Počas hlasovania potom treba sledovať účasť, oslovovať vlastníkov, ktorí ešte nehlasovali, evidovať doručené hlasovacie listiny a napokon všetky hlasy správne vyhodnotiť podľa nastavenej potrebnej väčšiny.

Dobre nastavený systém tieto kroky prepája a veľkú časť z nich automatizuje. Správca pracuje s aktuálnymi údajmi, vlastníci môžu hlasovať odkiaľkoľvek a overovatelia majú priebežný prehľad o tom, koho ešte treba osloviť. Takto vyzerá elektronické hlasovanie na portáli Hlasuj Elektronicky v praxi.

Príprava otázok a podkladov

Vlastníci musia presne vedieť, o čom rozhodujú. Otázky by preto mali byť jednoznačné a doplnené dokumentami potrebnými na rozhodnutie – napríklad cenovou ponukou, návrhom zmluvy alebo technickou dokumentáciou.

Ku každej otázke treba zároveň určiť potrebnú väčšinu hlasov. V jednom hlasovaní totiž môžu byť otázky s rozdielnym kvórom.

Termín, miesto a otázky písomného hlasovania sa vlastníkom oznamujú najmenej sedem dní vopred. Konkrétny spôsob doručovania môže upravovať zmluva o výkone správy alebo zmluva o spoločenstve.

Kontrola vlastníkov a kontaktných údajov

Pred spustením treba pracovať s aktuálnym zoznamom bytov, nebytových priestorov, vlastníkov a vlastníckych vzťahov.

Portál Hlasuj Elektronicky načíta tieto údaje priamo z listu vlastníctva. Pri ďalšom hlasovaní porovná nový list vlastníctva s evidovanými údajmi a upozorní správcu na prípadné zmeny alebo nezhody.

Ani elektronické adresy nemusí správca manuálne prepisovať po jednej. Stačí exportovať kontaktné údaje zo svojej databázy DOMUS a pripravený výstup nahrať do portálu. Chýbajúce alebo neúplné kontakty môže následne doplniť manuálne.

Spustenie a odovzdanie hlasov

Správca zadá obsah hlasovania, nastaví termín a potrebné kvórum, priloží dokumenty a vyberie overovateľov. Po spustení dostane každý vlastník svoj unikátny hlasovací odkaz a heslo.

Vlastník si nemusí vytvárať používateľský účet ani inštalovať aplikáciu. Prostredníctvom mobilu, tabletu alebo počítača si otvorí otázky a prílohy, označí odpovede a hlas odošle. Následne dostane potvrdenie o jeho prijatí.

Počas hlasovania majú správca aj overovatelia prístup k priebežným výsledkom a prehľadu účasti. Vidia teda aj to, ktorí vlastníci ešte nehlasovali. Overovateľ tak vie, ktorých vlastníkov má ešte osobne osloviť a od koho je potrebné zabezpečiť hlasovaciu listinu.

Správca môže vlastníkom, ktorí doposiaľ nehlasovali, zároveň hromadne odoslať e-mailovú pripomienku.

Zaevidovanie hlasovacích listín

Elektronické a listinné hlasy sa do systému nedostávajú rovnakým spôsobom. Elektronické odpovede portál zaznamenáva automaticky, zatiaľ čo hlasy z doručených hlasovacích listín musí správca manuálne zaevidovať.

Správca má možnosť zvoliť si automatický postup, kedy po ukončení písomného hlasovania do systému nahrá všetky listinné hlasy. Po ich doplnení systém pracuje s oboma formami spoločne. Ak vlastník hlasoval elektronicky viackrát, započíta sa jeho posledný elektronicky odovzdaný hlas. Ak však hlasoval elektronicky aj na hlasovacej listine, prednosť má hlas v listinnej podobe.

Portál tieto situácie automaticky rozpozná, zabráni dvojitému započítaniu hlasu a výsledok porovná s kvórom nastaveným pri konkrétnej otázke.

V prípade, že správca preferuje zrátať si elektronické hlasy s listinnými manuálne, jednoducho si nechá systémom vyhodnotiť elektronickú časť a spojí si hlasy s listinnými.

Vyhodnotenie a výsledky

Po skončení hlasovania systém vyhodnotí platné hlasy a určí, či bola pri jednotlivých otázkach dosiahnutá potrebná väčšina. Správca tak nemusí manuálne prepájať elektronické odpovede, hlasovacie listiny, vlastnícke podiely a nastavené kvórum.

Následne sa vyhotoví zápisnica z písomného hlasovania. Ak časť vlastníkov hlasovala elektronicky, jej prílohou je aj menný zoznam elektronicky hlasujúcich vlastníkov.

Hlasuj Elektronicky tak prepája jednotlivé fázy do jedného prehľadného procesu – od načítania listu vlastníctva a importu kontaktov až po kontrolu hlasov a prípravu výsledkov.